Схема оформления грузоперевозок

  Анализ объема работ

Получение заявки на перевозку крупногабаритного груза от клиента может осуществиться посредством разных путей. Например, клиент сам может прийти к нам, узнав о нашей компании, наших услугах из СМИ (телевизор, радио, газеты, интернет). Компания может поучаствовать в тендере и выиграть право на осуществление перевозки. Также, может быть инициирован рабочий контакт с уже известным клиентом, который доволен фактами работы с нами в прошлом. Все эти случаи объединяет один момент – работа с клиентом начинается только тогда, когда он подаёт официальную заявку на работу.

 Получение запроса на перевозку и его обработка

Сперва менеджер регистрирует от клиента запрос на перевозку. В запросе прописаны условия, в соответствии с которыми надо осуществить заказ. Ничего сложного – указывается вид груза и вид упаковки, обозначаются пункты А и Б, а также примерные сроки, которые желательно потратить на перевозку. Специалистами проверяется наличие уже прописанной котировки-ставки, отвечающей заявленным условиям. Если она существует, то это очень сократит количество часов, потраченных специалистами на разработку бизнес-предложения клиенту.

Если же готовой схемы нет, то наш менеджер передает полученную от заказчика информацию в отдел котировок, где и разрабатываются подобные «карты». Для их создания нужно учитывать следующее:

• Откуда и куда доставляется груз
• Какой транспорт предпочтителен
• Кто выступает в роли субподрядчиков
• Существуют ли специальные условия перевозки, которые следует учитывать
• Распознается схема решения таможенных вопросов
• Все необходимые тарифы
• В какие сроки предпочтительно уложиться при доставке груза

Чтобы на свет родилась схема, должно пройти 2-3 встречи с клиентом – если беседы были содержательными и подкрепленными документами, то следующие переговоры уже можно вести удаленно.

Изучается манера работы поставщика, его предоставляемые услуги и то, что в его компетенцию не входит. Например, некоторые производственные подразделения в Штатах никогда не берут на себя обязательства по упаковке товара, это бремя ложится на плечи упаковщика, поэтому отгрузка груза будет всегда только от определенного упаковщика. Упаковщики, однако, не могут у себя затаривать груз, поэтому этот вопрос нужно продумывать заранее на складах.

Также изучению подвергаются логистические потенциалы получателя – есть ли у него ЖД-пути, есть ли возможность работы с 20′ или 40′ контейнерами, работы с крупногабаритными грузами.

Проанализировав все полученные данные, специалисты составляют коммерческое предложение, которое потом направляется клиенту. В нём прописаны стоимости всех работ и особенности всех этапов.

Клиент рассматривает его после получения, и, что самое приятное, у него есть все возможности для ведения диалога с компанией-исполнителем. Он может предлагать корректировки по срокам, вносить правки в те или иные пункты, выдвигать их на обсуждение.

Если правки приняты компанией-исполнителем и условия устраивают обе стороны, то клиент направляет письмо, где отмечено, что он согласен на текущие условия.

Перед тем, как приступить к выполнению заказа, отдел котировок разрабатывает специальную форму передачи для специалистов оперативного отдела – в форме изложен весь перечень фактов о перевозке, и эта форма поможет оперативному отделу наиболее эффективно провести сделку.

Какие могут возникнуть сложности при реализации данной схемы?:

При котировании запроса можно наткнуться на подводные камни, которые появляются, если от обратившегося за услугой клиента получено мало информации о проекте или информация передана в некорректной форме. К примеру, может возникнуть путаница в размерах, габаритах, а без корректных знаний в данной области отделу котировок будет крайне сложно составить адекватную схему работы.

В моменте формирования коммерческого предложения могут обнаружиться свои затруднения. Например, габариты груза – на том или ином участке пути грузы определённых габаритов просто-напросто могут оказаться слишком большими и не пройти под определёнными мостами, арками, туннелями – не совпадут габариты груза и высота сооружений. В таком случае происходит пересмотр маршрута и это может повлечь за собой повышение его стоимости.

Неконкурентоспособность и завышенные ставки также могут стать «камнем преткновения» в процессе формирования коммерческого предложения. Плюс, отдел «Продаж и Маркетинга» может не устроить срок реализации проекта т.к. иногда нужно в крайне сжатые сроки обозначить котировку, чтобы уведомить о данном параметре клиента. То, на каких условиях реализуются котировки, также имеет значение. Имея представление о разнообразных условиях перевозки, клиент получает возможность выбирать наиболее оптимальную для себя схему реализации проекта.